عقد توريد الأثاث المكتبي للشركات: البنود والضمان والاستلام

تحديد أطراف العقد وبيانات المشروع

يبدأ العقد بالاسم النظامي لكل طرف ورقم السجل والعنوان وممثل التواصل المخول. كما يحدد اسم المشروع وموقعه والطوابق أو المناطق التي يشملها. هذه البيانات مهمة لأن بعض الشركات تدير أكثر من فرع، وقد تختلف جهة التعاقد عن جهة الاستلام أو إدارة المبنى.

يُفضل تحديد مدير مشروع من كل طرف، مع صلاحيات واضحة للاعتماد وإصدار التعليمات. ولا تعد المراسلات الفردية أو الشفهية تعديلًا للنطاق ما لم تصدر من الأشخاص المخولين بالطريقة المحددة.

نطاق العمل

يصف النطاق ما إذا كان العقد يشمل التصميم، والرفع الميداني، والرسومات التنفيذية، والعينات، والتصنيع، والتغليف، والنقل، والرفع، والتركيب، والتثبيت، والتنظيف، وإزالة المخلفات، والضمان. إهمال بند واحد قد يحوله لاحقًا إلى تكلفة إضافية أو مسؤولية متنازع عليها.

• المناطق والغرف المشمولة.
• القطع والكميات والوظائف الأساسية.
• الخدمات السابقة للتصنيع مثل القياس والتصميم.
• متطلبات التنسيق مع الكهرباء والبيانات.
• النقل والمصاعد والتصاريح والحماية.
• التجميع والتثبيت والاختبارات.
• وثائق التسليم والضمان وقطع الغيار.

قائمة الكميات والمواصفات الفنية

قائمة الكميات هي قلب العقد. يجب أن يحتوي كل بند على رمز ووصف ومقاس وكمية وخامة وتشطيب وإكسسوارات وموقع استخدام وسعر وحدة عند الحاجة. ويُربط البند برسمة أو صورة مرجعية دون الاكتفاء بها وحدها.

الرسومات والعينات والاعتماد

ينص العقد على أنواع الرسومات المطلوبة ومواعيد تقديمها ومهلة مراجعتها. ويحدد أن الإنتاج لا يبدأ قبل الاعتماد المكتوب للرسومات والخامات والعينة النموذجية. كما يوضح ترتيب أولوية المستندات عند وجود تعارض بين عرض وسعر ورسمة.

تُحفظ العينة المعتمدة كمرجع للجودة. وإذا تعذر الاحتفاظ بقطعة كاملة، توثق الخامات والألوان والحواف والإكسسوارات بالصور والرموز والتوقيع. ويُذكر أن اختلافات طبيعية محدودة قد تظهر في الخشب أو القشرة، مع تحديد الحدود المقبولة.

قيمة العقد والأسعار

يحدد العقد ما إذا كانت الأسعار تشمل الضريبة والنقل والرفع والتركيب والتغليف والحماية والتصاريح. كما يوضح ثبات الأسعار ومدة صلاحيتها، وما إذا كانت تتأثر بتغيير الكميات أو المواصفات أو الموقع.

في المشروعات التي قد تتغير كمياتها يمكن استخدام أسعار وحدات ثابتة ضمن حدود معينة، مع حصر نهائي للكميات المنفذة. أما السعر الإجمالي المقطوع فيحتاج إلى نطاق ورسومات أكثر ثباتًا.

جدول الدفعات

ترتبط الدفعات بمراحل يمكن التحقق منها بدل الاعتماد على تواريخ فقط. مثال ذلك دفعة بدء بعد العقد، ودفعة بعد اعتماد الخامات وشراء المواد، ودفعة بعد إتمام نسبة من التصنيع أو الفحص، ودفعة بعد التوريد، ودفعة نهائية بعد الاستلام.

يمكن الاحتفاظ بنسبة ضمان أو دفعة ختامية حتى إغلاق الملاحظات، بشرط أن تكون النسبة والمدة وشروط الإفراج واضحة ولا تعطل حقوق المورد بعد إتمام التزاماته.

تاريخ بدء المدة والبرنامج الزمني

ينبغي أن يحدد العقد متى تبدأ مدة التنفيذ: هل من التوقيع، أم الدفعة، أم اعتماد الرسومات والخامات، أم تحقق جميعها. كما يوضح المدد التي يتحملها العميل لاعتماد المستندات وتسليم الموقع.

يُفضل تقسيم البرنامج إلى تاريخ اعتماد العينة، وتاريخ جاهزية الخامات، وتواريخ دفعات التصنيع، ومواعيد التوريد والتركيب لكل منطقة، ومدة إغلاق الملاحظات.

مسؤوليات جاهزية الموقع

يحدد العقد حالة الموقع المطلوبة قبل التوريد، مثل اكتمال الأرضيات والدهانات والأسقف ونقاط الكهرباء، وتوفير الإضاءة والمصاعد ومناطق التخزين المؤقت. كما يوضح مسؤولية حماية الأعمال المنفذة بعد تسليم كل منطقة.

إذا وصل الأثاث ولم يكن الموقع جاهزًا، يجب وجود بند يحدد التخزين وإعادة النقل وتمديد المدة والتكاليف الناتجة، بدل تحميلها تلقائيًا على طرف واحد.

النقل والتركيب والسلامة

يشمل البند ساعات العمل المسموحة والتصاريح ومعدات الرفع وحماية الأرضيات والجدران. كما يحدد مسؤولية التلف أثناء النقل، ومتى تنتقل مخاطر القطع إلى العميل.

يجب التزام فريق التركيب بتعليمات الأمن والسلامة وإدارة المبنى، وإزالة مواد التغليف والمخلفات. وفي القطع المثبتة بالجدران أو الأرضيات يجب اعتماد أماكن التثبيت لتجنب شبكات الخدمات المخفية.

أوامر التغيير

أي تغيير في الكمية أو المقاس أو الخامة أو اللون أو الموقع يوثق بأمر تغيير. يوضح الأمر وصف التعديل، والقيمة بالزيادة أو النقصان، وتأثيره في الجدول، والتاريخ الجديد إن وجد. ولا يبدأ التنفيذ قبل الاعتماد.

هذه الآلية تحمي الطرفين؛ فهي تمنع تنفيذ طلبات إضافية دون مقابل، كما تمنع المورد من تغيير المواصفات بحجة ضغط الوقت أو عدم التوافر دون موافقة العميل.

الفحص والاستلام

يحدد العقد مستويات الفحص: فحص عينة، وفحص مصنع عند الحاجة، وفحص بعد التوريد، واستلام أولي، ثم استلام نهائي. كما يوضح المعايير التي تعد عيبًا، والمدة المتاحة لإصلاح الملاحظات، وطريقة توثيقها.

تُسجل الملاحظات برقم وموقع وصورة ووصف واضح ومسؤول وتاريخ إغلاق. ولا يُوقع الاستلام النهائي قبل إغلاق البنود المؤثرة وتسليم وثائق الضمان والمفاتيح والملحقات.

الضمان والصيانة

لا يكفي ذكر عبارة ضمان سنة دون تفاصيل. يجب تحديد تاريخ بداية الضمان، والعناصر المشمولة، والأعطال الناتجة عن التصنيع أو التركيب، والاستثناءات مثل سوء الاستخدام، وزمن الاستجابة، وآلية توفير قطع الغيار.

يمكن أن تختلف مدة الضمان بين الهيكل والأسطح والإكسسوارات والمحركات. لذلك توضع مصفوفة واضحة، مع بيانات التواصل ومسؤول خدمة ما بعد البيع.

التأخير والظروف الخارجة عن السيطرة

يوضح العقد حالات التأخير المنسوبة لكل طرف، وآلية الإشعار، والتمديد المستحق، والتعويض أو الغرامة إن وجدت. ويجب التمييز بين تأخير المورد وتأخير الاعتماد أو الموقع أو التغيير.

كما تُذكر الظروف القاهرة أو التعطل العام لسلاسل الإمداد وآلية التعامل معها، مع الالتزام بإثبات الأثر والبحث عن بدائل معقولة.

السرية والملكية الفكرية

قد تحتوي الرسومات على هوية الشركة أو مخططات أمنية أو معلومات عن مواقع الإدارات. يمكن إضافة التزام بالسرية وعدم نشر الصور إلا بموافقة. كما يحدد العقد ملكية الرسومات الخاصة والحق في إعادة تصنيع التصميم مستقبلًا.

إنهاء العقد وتسوية النزاعات

يحدد العقد حالات الإنهاء والمهلة اللازمة لتصحيح الإخلال وكيفية تقييم الأعمال والخامات المشتراة عند التوقف. كما يحدد النظام الحاكم والاختصاص وآلية التفاوض أو الوساطة قبل التصعيد.

المستندات التي تسلم مع المشروع

• قائمة الكميات النهائية كما نُفذت.
• الرسومات المعتمدة والتعديلات النهائية.
• أكواد الخامات والألوان والإكسسوارات.
• شهادات أو كتيبات العناصر الخاصة إن وجدت.
• مفاتيح الخزائن والأكواد وقطع الغيار المتفق عليها.
• شهادة الضمان وبيانات خدمة ما بعد البيع.
• محاضر الفحص والاستلام وإغلاق الملاحظات.

توريد متكامل مع إيليت

تربط إيليت العرض الفني بالرسومات وقائمة الكميات والعينات والبرنامج والتسليم، بما يجعل العقد انعكاسًا حقيقيًا للمشروع. يمكن الاطلاع على الخدمات أو إرسال نطاق المشروع عبر اتصل بنا لإعداد عرض فني ومالي واضح.

الأسئلة الشائعة

وتكتمل البنود التشغيلية عبر جدول التصنيع والتوريد وقائمة التسليم النهائي.